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中國網/中國發展門戶網訊 “檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”。“‘十四五’時期，檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用更加突出”。如何提升檔案治理效能，更好地支撐、服務科技創新活動，是中國科學院（簡稱“中科院”）檔案工作面臨的重要任務，也是建設現代科研院所的應有之義。
近年來，國家愈加重視對科研檔案特別是科學數據、樣品、標本的歸檔及其管理工作。2020 年國家檔案局、科學技術部發布第 15 號令《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱“第 15 號令”），對科品牌活動研檔案管理提出了新的要求，明確歸檔范圍應包括“……科學數據；研制的樣機、樣品、標本等的包裝盒實物及其目錄、圖片等”；2021 年中辦、國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，要求“大力推動科學數據與科研檔案協同管理”。野外臺站形成的檔案是上述歸檔內容的集中體現，因而新時期加強對野外臺站檔案的規范管理是豐富科研檔案資源體系、解決科研檔案管理突出性問題的重要環節。
中科院自建院以來共有 50 余個研究所建立了近 300 個野外臺站，其中國家站 68 個（占國家站總數的 4大圖輸出0.7%），涉及生態、環境、農業、海洋、地球物理、天文、空間、金屬腐蝕等研究領域。野外臺站是重要的國家科技創新基地，為科學研究提供了大量、直接、綜合和長期的第一手數據和資料，在服務國大型公仔家和地方農業發展、生態建設、環境治理、資源可持續利用、災害防治等方面發揮著重要科技支撐作用。中科院野外臺站分布范圍廣、多處偏遠地區，臺站隸屬不同的法人單位，依托管理層次不同，臺站規模大小不一，人員調整、變化頻繁；新時期野外臺站信息化、智能化水平日益提高，形成的數據種類繁多、數據量增長迅猛；作為科技支撐平臺，既要滿足越來越多的重點科學研究任務，又要服務于國家重大需求，同時也要服務于地方科技示范需求和部門業務需求等，這些特征給野外臺站的檔案管理工作提出了更高要求，也給科研檔案管理提出了新的挑戰。為了完善中科院野外臺站檔案管理體系，提高中科院科研檔案管理水平，更好地服務科技創新活動，中科院檔案館牽頭對 50 個院屬單位所屬野外臺站的數據、文件形成及其歸檔情況、檔案保管與利用現狀進行了詳實調研。本文以調研數據為研究基礎，總結分析了中科院野外臺站檔案管理的現狀，對野外臺站檔案管理的突出問題提出了思考與完善建議。
中科院野外臺站檔案管理現狀與問題
本次調研采取問卷調查與訪談兩種方式相結合。收回有效問卷 153 份，受訪者所在單位涉及50個院屬單位（野外臺站依托單位）、137 個野外臺站（表 1、表 2），重點訪談野外臺站及相關管理部門 5 個，涉及的野外臺站范圍廣、類型全，人形立牌調研人員含野外臺站管理人員（站長、副站長、駐站管理人員和科研人員等）及其依托單位檔案部門人員，填報數據具有可信度，因而能夠反映出中科院野外臺站檔案管理的基本情況。
中科院野外臺站檔案管理現狀
具有較完善的檔案管理體制，保障野外臺站檔案工作開展與檔案資源建設。中科院檔案工作堅持院所兩級分級負責、統分結合的管理體制。中科院辦公廳是全院檔案工作的主管部門，中科院檔案館受辦公廳委托，履行全院檔案工作行政管理和業務建設職能，并依法集中保管院屬單策展位具有永久保存價值的檔案；院屬單位設置綜合檔案室、配備專職檔案人員，歸口管理本單位各類檔案工作，要求對單位內各野外臺站的檔案和檔案工作實行集中統一管理；野外臺站的主管部門及各臺站應配備兼職檔案人員，負責歸檔工作。這種自上而下的檔案管理體制，較好地保證了野外臺站的檔案工作開展和檔案資源管護。從對 50 個院屬單位綜合檔案室的調研反饋情況看（圖 1），多數單位能夠對野外臺站形成的文書檔案、科研課題檔案、基建檔案、儀器設備檔案等進行集中統一管理。
具有相應的檔案管理制度依據，指導野外臺站檔案管理。中科院歷來重視野外臺站檔案的管理，從 1964 年制定全院科技檔案管理制度起，一直將野外臺站形成的相關數據、文件納入歸檔范圍（表 3）。從調研情況看，77% 的國家級野外臺站的管理制度中明確了文件歸檔或數據歸檔的要求，甚至部分互動裝置野外臺站制定了專門的檔案管理制度。新時期，《中國科學院“十四五”檔案工作發展規劃》中更明確提出要“規范并加強野外臺站建檔工作”。這些制度和規劃為野外臺站檔案資源規范管理提供了重要依據和保障。
歸檔保存了較豐富的野外臺站檔案，形成了特色鮮明的專題檔案資源。野外臺站是開展野外觀測、試驗、研究和示范的科研平臺，在科學發展和滿足國家戰略需求方面具有重要的地位和不可替代的作用，其形成的觀測監測數據、樣品、標本等是不可重復、不可再生的基礎科技資源。野外臺站檔案是野外臺站在管理、科研等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，囊括VR虛擬實境了文書、科研、基建、設備、聲像等各門類檔案內容，其中野外臺站形成的科研檔案中既有常規的科研課題（項目）檔案，又包含上述觀測監測數據、樣品標本等特色檔案內容。據初步統計，中科院檔案館館藏有 200 余個野外臺站的相關檔案內容，是國內任何一家檔案館所無法企及的。從觀測數據、樣品標本目錄檔案看，由于 20 世紀 90 年代前多采用紙質記錄形式，因而大量的觀測數據、樣品標本目錄已歸檔并已移交到中科院檔案館保存，館藏最早的觀測數據可追溯到 1模型912 年徐家匯、佘山天文臺形成的氣象觀測記錄，最早的標本目錄為鐘觀光先生所著的植物標本目錄。中科院成立最早的生態站——寧夏沙坡頭沙漠生態系統國家野外科學觀測研究站（以下簡稱“沙坡頭站”），歸檔保存了綜合事務管理、科研課題、動植物標本、土壤樣品等豐富的檔案資源，通過檔案真實、全面地記錄了該站近 70 年的發展歷程（圖 2）。同時中科院檔案館還保存有重要科研成果檔案（圖 3）、臺站發展歷史檔案，以及相關科學家（如高魯、劉慎諤、張鈺哲等）的檔案（見封三），這些檔案一方面真實記錄和反映了野外臺站的發展歷史和科研歷程，是重要的科技文化遺產；一方面蘊藏了較全面、系統的原始的科學數據資源，是中科院重要的基礎科技資源。
野外臺站檔案管理的問題
野外臺站檔案處于多頭分散管理狀態
野外臺站是國家基礎科技資源的重要來源，從調研情況看，其產生的科學數據、樣品標本、檔案等資源目前分屬不同的管理主體，且各自形成了相對獨立的管理體系（表 4）。這一多頭管理的現狀明顯與我國檔案法律法規“集中統一管理”的要求，以及第15號令將“科學數據、樣品、標本等”納入科研檔案歸檔范圍的規定不符。
從對 50 個院屬單位檔案部門的調研反饋情況看（圖 4），觀測監測數據、樣品標本基本由野外臺站自行保管，未納入歸檔范圍和檔案部門管理范疇；常規檔案門類管理方面，超過 30% 的單位對野外臺站的文書、科研課題、基建、設備等檔案尚未進行集中統一管理，78% 的單位未對野外臺站的聲像檔案（包括照片、音頻、視頻檔案）進行集中統一管理；仍有部分單位的野包裝盒外臺站文件、數據分散保存在其他相關部門或個人手中。
野外臺站檔案資源分散管理的狀況會給臺站管理和科學研究工作帶來弊端。根據中科院檔案館館藏檔案梳理，建立于20世紀50年代的某臺站因缺少早期成立的相關文件，其歷史沿革無法完整記錄；某些臺站因未歸檔保存早期的觀測、科考數據和底片造成資源丟失，嚴重影響基礎數據長期積累和科研工作的延續性。“檔案不全、甚至沒有檔案，就會影響出成果、出人才”。
缺乏針對性的檔案管理制度體系和約束機制
中科院自 20 世紀 80 年代開始籌建FRP野外臺站網絡，先后建立了中國生態系統研究網絡（CERN）大型公仔、高寒區地表過程與環境觀測研究網絡（HORN）、日地空間環境觀測研究網絡（STERN）、近海海洋環境觀測研究網絡（OMORN）等 4 個綜合觀測研究網絡和 6 個專項觀測網絡。其中 CERN 是生態系統領域國家野外站的主體，主導、引領了我國生態系統領域國家野外站建設、發展的方向；CERN 在國際上是與美國長期生態研究網絡（LTER Network）、英國環境變化網絡（ECN）齊名的世界三大國家級生態網絡之一，具有重要影響力，在野外站網絡化建設過程中，野外臺站的規范化管理水平不斷提升。但是，中科院野外臺站的檔案管理工作一直未引起各級管理層的重視，目前仍處于相對落后的狀態。相較于野外臺站網絡近年來的迅猛發展，特別是在野外臺站網絡體制機制和規范制度日益建立、健全，管理體制和運行機制逐步完善，建制化優勢和網絡化特征突出的背景下，作為管理工作的一個重要方面，野外臺站的檔案管理近年來卻存在被弱化的問題，其中檔案制度體系不健全、缺少有效的約束機制是重要表現。
從中科院層面看，野外臺站的檔案管理缺乏頂層設計，缺少制度體系設計和有效管理機制。針對野外臺站檔案管理的特殊性、復雜性問題，當前缺少對檔案管理職責體系、歸檔范圍、共享利用和安全管理等方面的具體規定和要求，現有制度體系中沒有針對野外臺站檔案管理的專門性制度。現行的《中國科學院科研課題檔案建檔規范》僅對納入課題研究范圍的觀測、調查考察的資料要求歸檔保存，而對于未納入課題研究范疇的系統的、長期觀測的原始記錄則缺少沈浸式體驗規定，因而造成這部分重要資源游離于檔案之外。在《關于規范我院野外站網絡的通知》《中國科學院野外臺站國有資產管理辦法》等制度及野外臺站驗收考評的標準規范中，缺少對文件、數據歸檔及檔案管理的要求，缺少對野外臺站檔案管理的有效考核和約束機制。
從研究所、野外臺站層面看，缺少切實可行的臺站檔案管理制度和相關要求。從調研情況看，55 個野外臺站（占調研總數 40%）未在相關管理制度中明確規定“歸檔”或“檔案管理”的要求。同時各級野外臺站的檔案管理制度呈現分化態勢（表 5），國家站管理雖然相對規范，但未明確歸檔或檔案管理要求的仍占 22.82%；院級站、所級站未明確歸檔或檔案管理要求的占 50% 以上；室/組級站管理相對隨意，各野外臺站缺少歸檔或檔案管理要求。
野外臺站缺少必要的檔案保管設施及條件
野外臺站大都位于遠離研究所的偏遠野外區域，且站點分布分散，檔案管理相對獨立，異地管理難度很大。從調研情況看，規模普遍較小（10 人以下臺站占比 60.8%），野外臺站的運行經費有限，因而檔案保管的基礎設施建設不足、保管條件欠缺，檔案存在蟲蛀、高溫、高濕等安全隱患；所級站、室/組級站多因階段性工作而設立，其變動、撤銷情況時有發生，機構與人員變動過程中存在檔案丟失的安全風險；從內設管理部門看，僅有 17.6% 的臺站設有管理部門，負責綜合性事務工作，73.9% 的臺站配備了相關管理崗位人形立牌人員（如數據管理、設備管理等），多由科研人員兼任，各野外臺站均未設立檔案部門或配備專兼職檔案人員，檔案專業管理能力明顯欠缺。
野外臺站檔案是國家和中科院的寶貴財富和信息資源，檔案安全保管需要配置適宜的庫房、必要的設施設備。但從調研現狀看，目前多數野外臺站檔案管理經費投入有限，暫時不能配置獨立的檔案保管庫房、設置檔案部門或配備專職檔案人員，不具備獨立承擔檔案安全保管的條件和能力，野外臺站各類檔案資源需要由其依托單位的檔案部門集中統一管理。
野外臺站部分重要檔案資源處于失存狀態
野外臺站圍繞“長期觀測、科學研究、示范應用、開放服務”的目標和定位開展工作。根據調研情況，野外臺站主要形成長期觀測數據、行政管理性文件、研究成果文件等 8 個方面的資源內容（圖 5），應納入相應檔案門類的歸檔范圍。但從管理現狀看，每一類資源的構成體系、具體的歸檔范圍等缺少相應標準規范要求，各野外臺站歸檔及管理情況差異經典大圖很大。
在野外臺站的核心檔案資源——數據管理方面，國家、中科院及院屬單位對數據質量審核、數據匯交制度等都有相對成熟的規范和要求，但各野外臺站匯交管理狀況不盡相同，不同級別臺站差異較大（表 6）。國家站、院級站基本能做到規范化管理，啟動儀式絕大部分數據都通過野外站網絡數據中心進行匯交、運維和管理，并長期保存；而所級站、室VR虛擬實境/組級站則多散存在站長、副站長或相關個人手中，這部分數據資源面臨著人員變動、機構撤并等問題，極有可能帶來數據缺失或散落的風險，對于野外臺站自主管理和處置的數據，如自主監測及野外調查記錄、樣品標本采集原始記錄、站務管理數據、中間計算數據等，從長期保存的角度，這部分資源面臨著失存風險和安全隱患。
在對樣品標本的管理方面，根據調研問卷統計，68 個野外臺站未建立樣品庫、標本館或相關管理場所，一部分樣品、標本等實物處于無專人管理的狀態；在樣品標本等實物歸檔意識方面，有 31.37% 的問卷認為僅歸檔目錄數據即可，不必進行實物歸檔保存，甚至個別臺站人員認為實物及目錄都不必歸檔保存，這明顯與第 15 號令管理要求相悖。
2.5 野外臺站檔案管理自動化、信息化水平較低
在野外臺站電子檔案資源管理方面，存在著海量數據歸檔難、存儲難的問題。近沈浸式體驗年來，野外臺站科研與管理自動化水平不斷提升，結合衛星遙感、無人機、激光雷達等新技術開展多維多時空自動化監測，獲取了大范圍、多尺度、系統化、標準化的高頻次、高精度數據，部分數據達到海量級別。根據調研問卷統計（表 7），野外臺站存量數據日益增多，增量數據增速加快，科學數據體量較大，如某觀象臺每年數據量將達到 PB 級別，給數據自動收集、長期存儲和共享利用等工作帶來了挑戰。野外臺站的信息化要求同步推進檔奇藝果影像案信息化建設，但從 50 個野外臺站依托單位的調研情況下，38 個單位（占比 76%）暫未研發或購置檔案管理系統和存儲設備，48 個單位（占比 96%）尚未開發歸檔接口、不能實現各類資源在線歸檔和管理。
在野外臺站檔案資源共享利用方面，存在著科研攤位設計利用需求旺盛與臺站檔案資源開發不足的矛盾。從研究人員對臺站信息的利用需求看（圖 6），觀測監測數據、樣品標本資源、研究成果文件的需求排在首要位置，這些重要資源部分保存在檔案館（室）中，而從檔案資源的開發利用層面看，檔案部門尚未有效開發這些原始記錄，未開展檔案的數據化工作，未建立相關專題數據庫。面對野外臺站“從定性描述性研究到定量、模型模擬、生態過程的精細化描述和預測研究的升級”，檔案部門和人員尚不具備對館室藏資源整合、組織和深度挖掘的能力，相關工作有待全面推進。
野外臺站檔案建設與管理建議
將檔案納入院科技資源體系，加強多元主體的協同管理
從科研檔案管理的理論看，早在 20 世紀末，加拿大著名檔案學家 Terry Cook 提出“一些電子文件，如天氣、行星和環境數據，顯然具有重要的檔案價值，但卻不能接收進館……這種文件只能由其形成者通過與檔案機構的合作關系加以保存”，我國檔案管理專家提出了科學數據與科研檔案協同管理的框架與路徑，不斷總結探索檔案協同管理的經驗與規律。從科研檔案管理實踐看，美國國家檔案與文件管理署（NARA）作為美國唯一的聯邦政府級檔案機構，明確要求：觀測數據宜由擁有必要專業知識的科學數據中心持續維護，NARA 人員對數據中心的相關政策進行審查，并確定具有長期科學價值的數據鑒定標準；要求樣品、樣本由研究人員作為項目記錄處理，研究機構要對其加以規范管理。美國國家航空航天局、地質調查局等在 NARA 指導下制定了本機構文件保管期限表，規定了移交 NARAFRP 及其所屬聯邦文件中心保管的文件范圍（其中包含永久保存數據的移交規定），同時在其相關政策指令中提出與 NARA 等開展實體共享。英國洛桑試驗站早期形成的觀測記錄、樣品記錄已全部電子化并保存在其電子檔案館（Electronic Rothamsted Archive）進行管理。國內的全國地質資料館、國家海洋檔案館積極推進檔案數據化，在科學數據管理和利用中檔案發揮了重要作用。由此可見，科研檔案已經融入科技資源體系，協同管理、共建共享是野外臺站檔案科學、規范管理的必然選擇。
基于本次調研情況，中科院檔案館室藏中包含大量記錄本底信息和基礎科學數據的檔案，同時在野外臺站檔案、科學數據、標本樣品等各類資源道具製作管理方面存在交叉和重復建設的問題，因而有必要將檔案管理展覽策劃納入中科院科技資源體系中，在科技資源的整體框架下，加強各主體的協同管理。各管理主體需以國家科技資源共建共享為出發點，基于各自資源與管理的特色，加強資源互補互通，從組織、制度、機制等方面加強協同管理。
結合國內外協同管理的理論與實踐，中科院應重點加強兩方面工作：①院層面：將檔案納入中科院科技資源體系，加強主管業務局中科院科技促進 TC:08designfollow
